1 - Quantidade de informação e características do texto
Quando estamos a pensar um texto para uma apresentação é bom relembrar algumas das regras do texto jornalístico que nos irão ajudar a tornar a nossa apresentação mais clara e a nossa comunicação mais eficaz:
• Seja preciso e certifique-se que entende o que está a escrever. A nossa percepção deve ser o primeiro filtro da selecção de informação;
• Procure usar frases curtas e simples;
• Use a primeira frase para dar informação sobre o conteúdo do texto ou dos elementos gráficos que se seguem;
• Use a voz activa;
• Use substantivos e verbos e evite os adjectivos e advérbios;
• Escolha cada palavra e evite termos técnicos, a não ser que esteja a fazer uma apresentação para uma audiência muito específica.
Às técnicas de escrita em si mesmas, acima expostas, devemos juntar algumas técnicas de formatação da informação para apresentação num ecrã:
• Sublinhe as palavras-chave;
• Use subtítulos com significado claro;
• Use marcas de numeração;
• Procure apresentar uma ideia por parágrafo;
• Use o estilo de pirâmide invertida, começando pela conclusão. A ideia é, tal como num jornal, captar a atenção do leitor para o resto do texto;
• Use metade das palavras (ou ainda menos) do que usaria na sua escrita convencional.
Outros aspectos a ter em atenção:
• AS LETRAS MAÍUSCULAS SÃO DIFÍCEIS DE LER;
• Use fontes que sejam de fácil leitura e que exijam adaptação do leitor ou que provoquem uma leitura mais lenta;
• Os itálicos também são mais difíceis de ler num ecrã. Tente sempre utilizar fontes em formato normal ou negrito;
• Os sublinhados podem ser confundidos com hiperligações. Assim em vez de usar sublinhado procure usar cores para destacar as ideias chave;
• Use marcas numeradas apenas para listas que tenham uma sequência.
Ex:
Como colocar um elefante num frigorífico?
1. Abra a porta do frigorífico;
2. Coloque o elefante lá dentro;
3. Feche a porta do frigorífico;
Como colocar uma girafa num frigorífico?
1. Abra a porta do frigorífico;
2. Tire de lá o elefante;
3. Coloque lá a girafa;
4. Feche a porta do frigorífico.
• Use marcas sem numeração para listas sem prioridade entre os vários elementos, sem sequência, sem hierarquia, como a lista que aqui acabámos de apresentar;
• Use um tamanho de fonte adequado. Para avaliar se o tamanho de fonte que está a usar é o adequado coloque-se a 2 metros do ecrã do computador e veja se ainda consegue ler o texto da apresentação.
2 - Uso de cores, sons e transições
O uso da cor é muito importante:
• Use cores com contraste. O termo “cores contrastantes” refere-se a duas cores que sejam opostas uma à outra num círculo de cores. O azul e o amarelo e, de igual forma, o vermelho e o verde, são exemplos de cores contrastantes.
• Use cores que se complementem. Há cores que em conjunto não funcionam. Ex. texto vermelho em cima de fundo azul;
• Não deve usar mais do que quatro cores por slide;
• As cores dos gráficos e tabelas devem contrastar com o fundo para que tenham boa leitura;
• Evite usar fundos complexo (texturas, imagens complexas, etc.). Estes irão, inevitavelmente, retirar leitura ao texto;
• Há que ter cuidado com o uso do vermelho. Esta cor tende a chamar imediatamente a atenção do leitor e a ter uma conotação negativa. Gráficos a vermelho são percebidos como más notícias; textos a vermelho são percebidos como erros ou problemas.
• O recurso a sons e transições (entre diapositivos) complexas também podem ser fonte de distracção. Use-os apenas quando necessário.
3 - Disposição e montagem da informação
Quanto à disposição e montagem de informação em si mesma há que ter alguns aspectos em atenção:
• A dimensão está ligada à importância: um objecto que seja apresentado como pequeno será a avaliado como tendo pouca importância (e vice-versa). Assim, se quisermos minimizar o impacto de uma informação devemos apresentar gráficos ou tabelas
de reduzida dimensão e se quisermos dar destaque a uma informação devemos usar elementos gráficos de maior dimensão;
• Use pontos focais para direccionar a atenção do leitor: imagens junto da informação a que quer dar destaque;
• Não se esqueça que todos lemos da esquerda para a direita e de cima para baixo e que desta forma é no ponto superior esquerdo do ecrã que se concentra a nossa maior atenção e que é aí que devemos concentrar a nossa informação mais importante. Se tivermos esta regra em atenção será fácil perceber que é melhor meter o alinhamento do texto à esquerda do que centrado ou alinhado à direita. O alinhamento à esquerda torna a leitura mais fácil e rápida;
• Quando for necessário apresentar uma informação complexa faça-o de forma progressiva. Não apresente todos os elementos de um gráfico de uma só vez, vá introduzindo as várias dimensões sequencialmente;
• Uma regra útil é a 6X7: não colocar mais do que 6 linhas por slide e não mais do que 7 palavras por linha.
Resumindo
Quando fazemos uma apresentação é necessário ter em atenção o que queremos comunicar e para quem o queremos fazer. Não nos devemos deixar seduzir pelas potencialidades da tecnologia de apresentação que estejamos a usar: o texto serve apenas para suportar a comunicação e deve, como tal, ser o mais simples e conciso possível. As imagens só devem ser usadas para clarificar conceitos complexos; devem ser usadas para ilustrar e não para decorar. Só devemos recorrer a animações para exemplificar e demonstrar relações complexas. O recurso excessivo a animações irá distrair o utilizador e dificultar a sua “navegação”. Os sons só devem ser usados quando absolutamente necessário.
Quando estamos a pensar um texto para uma apresentação é bom relembrar algumas das regras do texto jornalístico que nos irão ajudar a tornar a nossa apresentação mais clara e a nossa comunicação mais eficaz:
• Seja preciso e certifique-se que entende o que está a escrever. A nossa percepção deve ser o primeiro filtro da selecção de informação;
• Procure usar frases curtas e simples;
• Use a primeira frase para dar informação sobre o conteúdo do texto ou dos elementos gráficos que se seguem;
• Use a voz activa;
• Use substantivos e verbos e evite os adjectivos e advérbios;
• Escolha cada palavra e evite termos técnicos, a não ser que esteja a fazer uma apresentação para uma audiência muito específica.
Às técnicas de escrita em si mesmas, acima expostas, devemos juntar algumas técnicas de formatação da informação para apresentação num ecrã:
• Sublinhe as palavras-chave;
• Use subtítulos com significado claro;
• Use marcas de numeração;
• Procure apresentar uma ideia por parágrafo;
• Use o estilo de pirâmide invertida, começando pela conclusão. A ideia é, tal como num jornal, captar a atenção do leitor para o resto do texto;
• Use metade das palavras (ou ainda menos) do que usaria na sua escrita convencional.
Outros aspectos a ter em atenção:
• AS LETRAS MAÍUSCULAS SÃO DIFÍCEIS DE LER;
• Use fontes que sejam de fácil leitura e que exijam adaptação do leitor ou que provoquem uma leitura mais lenta;
• Os itálicos também são mais difíceis de ler num ecrã. Tente sempre utilizar fontes em formato normal ou negrito;
• Os sublinhados podem ser confundidos com hiperligações. Assim em vez de usar sublinhado procure usar cores para destacar as ideias chave;
• Use marcas numeradas apenas para listas que tenham uma sequência.
Ex:
Como colocar um elefante num frigorífico?
1. Abra a porta do frigorífico;
2. Coloque o elefante lá dentro;
3. Feche a porta do frigorífico;
Como colocar uma girafa num frigorífico?
1. Abra a porta do frigorífico;
2. Tire de lá o elefante;
3. Coloque lá a girafa;
4. Feche a porta do frigorífico.
• Use marcas sem numeração para listas sem prioridade entre os vários elementos, sem sequência, sem hierarquia, como a lista que aqui acabámos de apresentar;
• Use um tamanho de fonte adequado. Para avaliar se o tamanho de fonte que está a usar é o adequado coloque-se a 2 metros do ecrã do computador e veja se ainda consegue ler o texto da apresentação.
2 - Uso de cores, sons e transições
O uso da cor é muito importante:
• Use cores com contraste. O termo “cores contrastantes” refere-se a duas cores que sejam opostas uma à outra num círculo de cores. O azul e o amarelo e, de igual forma, o vermelho e o verde, são exemplos de cores contrastantes.
• Use cores que se complementem. Há cores que em conjunto não funcionam. Ex. texto vermelho em cima de fundo azul;
• Não deve usar mais do que quatro cores por slide;
• As cores dos gráficos e tabelas devem contrastar com o fundo para que tenham boa leitura;
• Evite usar fundos complexo (texturas, imagens complexas, etc.). Estes irão, inevitavelmente, retirar leitura ao texto;
• Há que ter cuidado com o uso do vermelho. Esta cor tende a chamar imediatamente a atenção do leitor e a ter uma conotação negativa. Gráficos a vermelho são percebidos como más notícias; textos a vermelho são percebidos como erros ou problemas.
• O recurso a sons e transições (entre diapositivos) complexas também podem ser fonte de distracção. Use-os apenas quando necessário.
3 - Disposição e montagem da informação
Quanto à disposição e montagem de informação em si mesma há que ter alguns aspectos em atenção:
• A dimensão está ligada à importância: um objecto que seja apresentado como pequeno será a avaliado como tendo pouca importância (e vice-versa). Assim, se quisermos minimizar o impacto de uma informação devemos apresentar gráficos ou tabelas
de reduzida dimensão e se quisermos dar destaque a uma informação devemos usar elementos gráficos de maior dimensão;
• Use pontos focais para direccionar a atenção do leitor: imagens junto da informação a que quer dar destaque;
• Não se esqueça que todos lemos da esquerda para a direita e de cima para baixo e que desta forma é no ponto superior esquerdo do ecrã que se concentra a nossa maior atenção e que é aí que devemos concentrar a nossa informação mais importante. Se tivermos esta regra em atenção será fácil perceber que é melhor meter o alinhamento do texto à esquerda do que centrado ou alinhado à direita. O alinhamento à esquerda torna a leitura mais fácil e rápida;
• Quando for necessário apresentar uma informação complexa faça-o de forma progressiva. Não apresente todos os elementos de um gráfico de uma só vez, vá introduzindo as várias dimensões sequencialmente;
• Uma regra útil é a 6X7: não colocar mais do que 6 linhas por slide e não mais do que 7 palavras por linha.
Resumindo
Quando fazemos uma apresentação é necessário ter em atenção o que queremos comunicar e para quem o queremos fazer. Não nos devemos deixar seduzir pelas potencialidades da tecnologia de apresentação que estejamos a usar: o texto serve apenas para suportar a comunicação e deve, como tal, ser o mais simples e conciso possível. As imagens só devem ser usadas para clarificar conceitos complexos; devem ser usadas para ilustrar e não para decorar. Só devemos recorrer a animações para exemplificar e demonstrar relações complexas. O recurso excessivo a animações irá distrair o utilizador e dificultar a sua “navegação”. Os sons só devem ser usados quando absolutamente necessário.
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